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Bem-vindo ao OrçaPlan
O OrçaPlan organiza a sua marcenaria de ponta a ponta: do primeiro contato do cliente ao orçamento em PDF, do controle de estoque ao caixa da obra. Este guia mostra cada tela, passo a passo, em quatro pontos de partida.
Os quatro primeiros passos
- Crie sua conta e entre. Você recebeu (ou criou) um acesso de Proprietário — quem enxerga tudo, inclusive Financeiro, Equipe e Configurações.
- Configure sua marcenaria. Em Configurações, preencha nome, CNPJ, telefone e endereço. Esses dados aparecem no cabeçalho do orçamento em PDF que o cliente recebe.
- Vincule o Telegram. Ainda em Configurações, gere um código e conecte o bot — assim você captura cliente, fotos e medidas direto da obra, pelo celular. Veja Captura pelo celular.
- Convide sua equipe. Em Equipe, chame funcionários e ajudantes. Cada um define a própria senha por um link no email.
Dica de ouro: depois de configurar, o fluxo do dia a dia é sempre o mesmo — Cliente → Projeto → Itens do orçamento → PDF → Financeiro. Domine esse caminho e você já roda 90% do sistema.
Como o sistema é organizado
O menu à esquerda tem tudo. No manual, ele segue a mesma lógica do app:
- Cadastros — as "peças" do seu negócio: Clientes, Fornecedores, Estoque e Biblioteca de referências.
- Operação — o trabalho acontecendo: Projetos & Orçamentos, Captura pelo celular e Financeiro.
- Gestão — Equipe e Configurações da empresa.
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Visão geral (Dashboard)
É a primeira tela ao entrar. Um retrato rápido da saúde do negócio: quanto entrou, quanto saiu, quantos projetos estão rodando e quantos orçamentos viraram venda.
O que cada cartão mostra
Projetos ativos
Quantos projetos estão em andamento (do lead à entrega), sem contar os já entregues ou cancelados.
Receita do mês
Soma das receitas quitadas no mês. Vem dos lançamentos do Financeiro.
Despesas
Soma das despesas do mês — material, salário, aluguel e afins.
Conversão
Percentual de orçamentos que foram aprovados. Mede quantas propostas viram obra.
No celular, o menu abre pelo ícone ☰ no canto superior. Os cartões coloridos são só leitura — para agir, entre em cada área pelo menu.
Cadastros
Clientes
A agenda dos seus clientes. Todo projeto começa escolhendo um cliente — então vale manter esse cadastro em dia. É rápido: nome e telefone já bastam.
Cadastrar um cliente
- Clique em Novo cliente.
- Preencha nome e telefone — os únicos obrigatórios. Email, endereço e observações são opcionais.
- Salve. Pronto para usar em qualquer projeto.
Buscar
Use a busca no topo para achar um cliente pelo nome ou telefone em segundos, mesmo com a lista grande.
Não precisa cadastrar antes: ao criar um projeto, dá para cadastrar o cliente na hora, sem sair da tela. E pelo Telegram o cliente pode ser criado automaticamente a partir da conversa.
Cadastros
Fornecedores
Onde você compra: madeireira, loja de ferragens, distribuidor de acabamentos. Cadastrar o fornecedor permite vinculá-lo aos materiais e saber de onde repor quando o estoque baixar.
Cadastrar um fornecedor
- Clique em Novo fornecedor.
- Informe o nome e os contatos que tiver — telefone, email e CNPJ.
- Salve. Depois, ao cadastrar um material, é só escolher o fornecedor na lista.
Igual aos clientes: ao cadastrar um material, você pode criar um fornecedor na hora, com o botão "Novo" ao lado do campo.
Cadastros
Estoque de materiais
Seu almoxarifado digital: chapas de MDF, ferragens, fitas de borda, acabamentos. O sistema controla o que você tem, avisa quando está baixo e reserva material automaticamente quando um projeto entra em produção.
Cadastrar um material
- Clique em Novo material.
- Dê um nome claro — ex.:
MDF Branco BP 15mm 2,75×1,84m. - Escolha a categoria e a unidade de medida.
- Informe a quantidade em estoque, o estoque mínimo e o custo unitário.
- Selecione o fornecedor (ou cadastre um novo ali mesmo) e salve.
Os campos, um a um
Categoria
Madeira / MDF / MDP · Ferragem · Acabamento · Outro.
Unidade
Unidade (un) · Metro quadrado (m²) · Metro cúbico (m³) · Metro linear (m) · Quilograma (kg).
Estoque mínimo
O ponto de reposição. Quando o saldo chega ou passa disso, o material ganha o alerta Baixo.
Custo unitário
Quanto custa uma unidade. É o que alimenta o custo dos itens do orçamento.
Em estoque, Reservado e Saldo
A tabela mostra três números que confundem à primeira vista — mas fazem todo sentido:
- Em estoque — o total físico que você tem.
- Reservado — o que já está comprometido com projetos em produção.
- Saldo — o que sobra livre (Em estoque − Reservado). É o número que importa na hora de aceitar uma nova obra.
Reserva automática: quando um projeto avança para Em produção, o sistema reserva os materiais dos itens do orçamento. Se faltar, você vê o aviso "Faltam X p/ produção" — hora de repor. Use o filtro Estoque baixo para ver tudo que precisa comprar.
Cadastros
Biblioteca de referências
Um acervo dos trabalhos que você já fez. Além de servir de portfólio, ele ensina a inteligência artificial do OrçaPlan a sugerir modelos parecidos quando um cliente descreve o que quer.
Adicionar uma referência
- Clique em Adicionar referência.
- Suba a foto de um móvel ou ambiente que você já executou.
- Toque em ✨ Sugerir características — a IA analisa a imagem e preenche categoria e detalhes.
- Confira, ajuste o que quiser e salve. A partir daí, o acervo fica disponível para o bot sugerir.
Quanto mais rico o acervo, melhores as sugestões. Vale subir aos poucos seus melhores trabalhos.
Operação
Projetos & Orçamentos
O coração do OrçaPlan. Cada obra é um projeto que caminha por etapas — do primeiro contato à entrega — acumulando fotos, medidas, itens de orçamento e o preço final que vira PDF para o cliente.
Criar um projeto
- Em Projetos, clique em Novo projeto.
- Escolha o cliente (busque ou cadastre na hora) e dê um título — ex.: "Armário embutido quarto casal".
- Defina prioridade, a margem de lucro (%) (começa em 30%) e a entrega estimada.
- Salve — depois abra o projeto para adicionar itens, fotos e medidas.
Campos do projeto
Cliente*
A quem pertence a obra. Buscável, ou cadastrável ali mesmo.
Título*
Nome curto que identifica a obra na lista.
Prioridade
Baixa · Média · Alta — para você organizar o que atacar primeiro.
Margem de lucro (%)
Quanto entra de lucro sobre o custo. O preço final é calculado a partir dela.
Entrega estimada
Data prometida — aparece na lista e no PDF.
O fluxo de status
Todo projeto caminha por estas etapas. Use o botão "Avançar para…" conforme o trabalho evolui:
Lead→
Orçamento enviado→
Aprovado→
Em produção→
Pronto→
Entregue
Os filtros no topo da lista deixam ver só os projetos de um estágio — por exemplo, todos os que estão em Lead aguardando orçamento.
Montar o orçamento
Dentro do projeto, em Itens do orçamento, clique em Adicionar item. Informe descrição, quantidade e custo — o custo total é somado automaticamente. Com a margem de lucro, o sistema calcula:
Custo total
A soma de todos os itens (material + mão de obra que você lançar).
Preço final
O valor que o cliente paga — custo + margem de lucro.
Lucro bruto
Preço final − custo total. O que sobra para você.
Fotos, esboço com IA e PDF
- Fotos — organize por tipo: Ambiente, Medidas, Referências e Resultado. Anexe direto ou capture pelo Telegram.
- Esboço com IA — gere um desenho do móvel a partir das informações do projeto, e peça ajustes em linguagem natural ("deixe as portas de vidro").
- Gerar PDF — um orçamento profissional, com os dados da sua marcenaria no cabeçalho, pronto para enviar ao cliente.
Medidas e observações capturadas pelo Telegram aparecem no painel "Captura em campo" dentro do projeto — sem digitar nada no computador.
Operação
Captura pelo celular (Telegram)
O diferencial do OrçaPlan. Na casa do cliente, com as mãos ocupadas, você manda tudo pelo Telegram — cliente, fotos do ambiente, medidas por texto ou áudio — e cai organizado no projeto, sem precisar de computador.
Disponível nos planos Profissional e Studio. A captura pelo Telegram (com transcrição de áudio) faz parte do plano Profissional para cima. No plano Essencial esta opção não aparece.
Passo 1 — Abra o bot do OrçaPlan no Telegram
O OrçaPlan tem um assistente pronto no Telegram. Você não precisa criar nada — é só abrir e conversar com ele.
- Instale o Telegram no celular, se ainda não tiver — é grátis, na App Store (iPhone) ou Google Play (Android). Crie sua conta com o seu número.
- Abra o bot: toque no link t.me/orcaplan_bot. Se preferir, abra o Telegram, toque na lupa 🔍 lá em cima e busque por
@orcaplan_bot. - Toque em Iniciar (ou envie
/start). O bot responde com as boas-vindas — é sinal de que está tudo certo.
É o mesmo bot para você e sua equipe — cada pessoa abre esse bot e se conecta com o próprio código (próximo passo). Ninguém cria bot separado.
Passo 2 — Conecte à sua marcenaria (uma vez só)
- No OrçaPlan (no computador), vá em Configurações → Captura em campo (Telegram).
- Clique em Gerar código de vínculo. Aparece um código de 6 dígitos.
- Volte à conversa com o bot no Telegram e envie
/vincular SEU-CÓDIGO(troque pelo código que apareceu na tela). - Pronto — seu celular está conectado à sua marcenaria. O código vale por alguns minutos e serve uma vez só; depois disso é só usar.
No dia a dia, na obra
- Com o Telegram já vinculado, abra a conversa com o bot e comece — sem precisar de código de novo.
- Descreva o cliente (o sistema cria o cadastro se for novo) e o que ele quer.
- Tire e envie fotos do ambiente e das medidas.
- Fale as medidas por áudio — o OrçaPlan transcreve e organiza. Tudo isso vira um projeto pronto para orçar.
É a forma mais rápida de nunca mais perder uma medida num papel amassado. O que você captura na visita já está no app quando você voltar para a oficina.
Operação
Financeiro
O caixa da marcenaria. Registre o que entra (sinais, parcelas) e o que sai (material, salário, aluguel), acompanhe o que está pendente e feche cada obra sabendo o lucro real. Só o Proprietário tem acesso.
Registrar um lançamento
- Clique em Novo lançamento.
- Escolha Receita ou Despesa, a categoria e o valor.
- Defina a forma de pagamento e, se for a prazo, a data de vencimento.
- Vincule a um cliente (opcional) para acompanhar o lucro por obra. Salve.
Opções do lançamento
Tipo*
Receita (entra) ou Despesa (sai).
Categoria
Entrada/Sinal · Parcela · Material · Salário · Aluguel · Outro.
Forma de pagamento
PIX · Dinheiro · Cartão de crédito · Cartão de débito · Transferência · Boleto.
Vencimento
Para contas a receber/pagar. O lançamento fica Pendente até ser quitado.
Ciclo de vida de um lançamento
Cada lançamento tem um estado e ações próprias:
Pendente / Atrasado
Ainda não pago. Você pode Quitar, Editar, Cancelar ou Excluir.
Quitar
Confirma o pagamento — registra data, hora e seu usuário. Depois de quitado, o lançamento é travado (não edita, cancela nem exclui) para manter o histórico confiável.
Cancelado
Sai da conta, mas permanece no histórico marcado como cancelado.
Gestão
Equipe & permissões
Convide as pessoas que trabalham com você e controle o que cada uma enxerga. Cada membro tem o próprio acesso e senha — nada de contas compartilhadas.
Os dois papéis
Proprietário
Vê e faz tudo — inclusive Financeiro, Equipe e Configurações. É o dono do negócio.
Funcionário
Acessa Projetos, Clientes, Estoque, Fornecedores e Biblioteca. Não vê Financeiro nem Configurações — ideal para marceneiros e ajudantes.
Convidar alguém
- Clique em Convidar e informe nome, email, telefone e o papel.
- A pessoa recebe um email com um link para definir a própria senha. Se preferir, copie o link e mande você mesmo (ele vale 7 dias).
- Enquanto não aceita, o convite fica como Pendente — dá para Reenviar a qualquer momento.
- Precisa tirar o acesso de alguém? Desative — a pessoa não entra mais, mas todo o histórico do que ela fez é preservado. Dá para reativar depois.
Se o email de convite não chegar, use Reenviar para gerar um link novo — ou copie o link e envie por WhatsApp.
Gestão
Configurações
Os dados da sua marcenaria e a conexão com o Telegram. Reserve cinco minutos aqui logo no começo — é o que dá cara profissional aos seus orçamentos.
Dados da marcenaria
Preencha e salve. Estas informações aparecem no cabeçalho do PDF do orçamento que o cliente recebe:
Nome da empresa
Como sua marcenaria se chama.
CNPJ
Documento da empresa (opcional, mas passa credibilidade).
Telefone e email
Contatos para o cliente falar com você.
Endereço
Rua, cidade, estado e CEP da oficina.
Captura em campo (Telegram)
Aqui você gera o código de vínculo para conectar seu celular. O passo a passo completo está em Captura pelo celular.
Ajuda
Perguntas frequentes
As dúvidas mais comuns de quem está começando. Não achou a sua? Fale com o suporte da sua marcenaria pelo canal informado no contrato.
Esqueci minha senha. E agora?
Na tela de entrada, use a opção de recuperar senha. Você recebe um link por email para criar uma nova. Se não chegar, confira a caixa de spam.
Meu funcionário não consegue ver o Financeiro. É erro?
Não — é proposital. O papel Funcionário não acessa Financeiro nem Configurações. Se a pessoa precisa ver o caixa, mude o papel dela para Proprietário em Equipe → Editar.
O convite não chegou no email da pessoa.
Em Equipe, clique em Reenviar ao lado do convite pendente para gerar um link novo. Você também pode copiar o link e enviar por WhatsApp. O link vale por 7 dias.
O PDF do orçamento não abre.
Geralmente é o navegador bloqueando a nova aba. Permita pop-ups para o OrçaPlan e tente de novo. Confira também se os dados da marcenaria estão preenchidos em Configurações.
Por que apareceu "Faltam X p/ produção" num material?
Quando um projeto entra em Em produção, o sistema reserva os materiais dos itens. Se o saldo livre não cobre a necessidade, ele avisa quanto falta — é o seu sinal para repor com o fornecedor.
Quitei um lançamento por engano. Como desfaço?
Um lançamento quitado é travado de propósito, para o histórico ser confiável. Registre um lançamento de ajuste no sentido contrário para corrigir o caixa, ou fale com o suporte.
Recebi um aviso de "Assinatura suspensa". O que faço?
Significa que há um pagamento em aberto da sua assinatura do OrçaPlan. Clique em Pagar agora para abrir a cobrança (PIX, boleto ou cartão). Após o pagamento, use Já regularizei ou recarregue a página — o acesso volta automaticamente. No boleto, a compensação leva 1–2 dias úteis. Seus dados ficam guardados o tempo todo.
Consigo usar no celular?
Sim. O OrçaPlan funciona no navegador do celular, e o menu abre pelo ícone ☰. Para captura em campo (fotos, medidas, áudio), o caminho mais prático é o Telegram.
Ajuda
Glossário
Os termos do OrçaPlan em português claro. Guarde à mão nos primeiros dias.
- Lead
- Um contato interessado, ainda sem orçamento fechado — o começo de todo projeto.
- Projeto
- Uma obra do início ao fim. Guarda cliente, itens, fotos, medidas e o preço.
- Item do orçamento
- Cada linha da proposta: material ou serviço, com quantidade e custo.
- Custo total
- Quanto a obra custa para você — a soma dos itens.
- Margem de lucro
- O percentual que você acrescenta ao custo para chegar ao preço do cliente.
- Preço final
- O valor que o cliente paga: custo total + margem de lucro.
- Lucro bruto
- Preço final menos custo total — o que sobra da obra, antes das despesas gerais.
- Em estoque
- A quantidade física que você tem de um material.
- Reservado
- O material já comprometido com projetos em produção.
- Saldo
- O que sobra livre: Em estoque menos Reservado.
- Estoque mínimo
- O ponto em que o sistema alerta que é hora de repor.
- Lançamento
- Um registro no Financeiro — uma receita ou uma despesa.
- Quitar
- Confirmar que um lançamento foi pago. Depois disso ele é travado.
- Captura em campo
- Enviar cliente, fotos e medidas pelo Telegram, direto da obra.